Ist es Zeit für ein Redaktionssystem?

7 Anzeichen, die Sie nicht ignorieren sollten

Technische Dokumentationen werden nach wie vor oft mit Software erstellt, die nicht für diesen Zweck gedacht war. Für gewisse Aufgabenstellungen und bis zu einem bestimmten Umfang funktioniert das auch durchaus zufriedenstellend. Wie erkennen Sie aber, dass die verwendete Software vor allem angesichts der wachsenden Herausforderungen langsam, aber sicher am Limit ist? Die folgenden 7 Anzeichen bringen Licht ins Geschehen - und die Antworten erste Vorschläge.

Anzeichen 1: Erstellen Sie regelmäßig technische Dokus mit wiederkehrenden Inhalten?

Dann haben Sie wahrscheinlich mit Produktvarianten, verschiedenen Versionen, unterschiedlichen Ausgabeformaten, Zielgruppen (Support, Bedienungspersonal, Vertrieb usw.) und Sprachen zu tun. Und wenn es dann z. B. zu nur einer Änderung in einer Variante kommt, führt das zu einem Rattenschwanz an notwendigen Modifikationen.

Tipp: Teilen Sie Texte in einzelne wiederverwertbare Bausteine und verwenden Sie "Single Source Publishing"

Anzeichen 2: Steigen die Anforderungen hinsichtlich Zeit, Qualität, Umfang und Einhaltung von Normen?

Abbildungen: Wird eine der Zielgrößen geändert, so wirkt sich das auf die anderen Zielgrößen aus. (Quelle: Das Teufelsquadrat im Projektmanagement)

Generell werden technische Dokumentationen durch rechtliche Anforderungen anspruchsvoller, wie etwa durch die EU-Maschinenverordnung zu beobachten ist. Auch kürzere Produktionsdurchlaufzeiten und eine erhöhte Variantenanzahl fordern hier Tribut. Diese Entwicklungen haben in der Folge Auswirkungen auf die anderen Stellschrauben wie etwa Kosten, Zeit oder Qualität. Die Folge: Der Druck auf die Technische Doku steigt.

Tipp: Überlegen Sie sich, wie Sie Texte bzw. Textbausteine wiederverwenden können.

Anzeichen 3: Arbeiten mehrere Personen an der Erstellung?

Prinzipiell ist Zusammenarbeit vor allem über Abteilungsgrenzen hinweg sinnvoll. Das Problem liegt hier oft in den verwendeten Tools, die keine echte Kollaboration ermöglichen, sondern teilweise sogar komplizierter oder unmöglich machen. Hier ist ein Redaktionssystem ein Riesenvorteil, da es das Zusammenarbeiten problemlos ermöglicht.

Tipp: Wenn Sie sich zu einem Redaktionssystem entschließen, dann achten Sie bei der Auswahl darauf, dass die Eingabe von Informationen, Korrekturen usw. für die anderen Abteilungen ohne Einschulung z. B: via Weboberfläche einfach möglich ist.

Anzeichen 4: Ist der Aufwand für Änderungen, Korrekturen und Freigabe (zu) hoch?

Freigaben sind wichtig, damit nur korrekte Informationen in der Technischen Dokumentation enthalten sind. Das Problem entsteht meist bei Änderungen oder Varianten, wenn sich nur Teile der Dokumentation ändern, die zuständigen Abteilungen aber wieder den gesamten Text freigeben müssen. Hier besteht ob des Aufwands und des Zeitverlusts die Gefahr, dass der Freigabe nicht wirklich die nötige Aufmerksamkeit geschenkt wird.

Tipp: Stellen Sie sicher, dass die geänderten Textpassagen tatsächlich gelesen werden, bevor sie freigegeben werden. Am einfachsten geht das mit einem Redaktionssystem, das mit Bausteinen arbeitet und bei dem daher nur die geänderten Teile korrigiert und freigegeben werden müssen.

Anzeichen 5: Werden die Dokus in mehreren Sprachen erstellt?

Wenn Sie Ihre Dokus in mehreren Sprachen erstellen, fallen Kosten für Übersetzung an. Wenn Sie immer das gesamte Dokument übersetzen lassen, führt das zu erhöhten Kosten und verlängerten Lieferzeiten der Übersetzungen.

Tipp: Auch hier macht sich ein Redaktionssystem, das mit Bausteinen "arbeitet", schnell bezahlt. Denn dann müssen Sie nur die geänderten oder neuen Bausteine übersetzen lassen, was niedrigere Kosten und schnellere Umsetzung bedeutet.

Anzeichen 6: Veröffentlichen Sie Ihre Dokus medienübergreifend in digitalen und gedruckten Formaten?

Dann müssen Sie Ihre Inhalte immer entsprechend anpassen und duplizieren, damit Sie inhaltsgleiche Informationen in allen gefragten Medienformaten zur Verfügung stellen können, also etwa auf dem Maschinen-Display dieselbe Fehlermeldung wie auf der Website, im PDF oder auf dem Ausdruck zu sehen und zu lesen ist.

Tipp: Schreiben Sie medienneutral und konzentrieren Sie sich auf den Inhalt. Die Umsetzung in die benötigten Formate lassen Sie das Redaktionssystem oder spezielle Tools erledigen. Bei der Verwendung eines Redaktionssystems können Sie schon vorab das Layout festgelegen, das dann in allen Formaten zur Verfügung steht.

Anzeichen 7: Die Verwaltung der Inhalte ist mühsam?

Bei der ersten Dokumentation ist alles noch ganz einfach. Inhalte, Texte, Abbildungen, Grafiken usw. liegen in ihrer ursprünglich aktuellen und erstellten Form vor. Kommen dann Änderungen, Varianten, weitere Sprachen, um nur einige wenige Erweiterungen zu nennen, hinzu, kann es langsam unübersichtlich werden. Zusätzlich stellen sich hier Fragen wie "Wie können Sie kontrollieren?", "Wer hat welches Dokument bekommen?", "Ist der Inhalt freigegeben?" und "Für welche Zielgruppe ist der Text?".

Tipp: Arbeiten Sie mit Metadaten! In Kombination mit einem Redaktionssystem eröffnen sich zusätzliche Möglichkeiten wie das automatisierte Veröffentlichen von Bausteinen in die gewünschten Formate.

Fazit: Ist es Zeit für ein Redaktionssystem?

Sie wollen mehr Informationen?

Aber gerne doch! Wie wäre es mit

• der Webinaraufzeichnung von "7 Anzeichen, dass Sie reif für ein Redaktionssystem sind" oder
• dem White Paper "Wie finde ich das richtige Redaktionssystem?", das wir gemeinsam mit Quanos verfasst haben oder
• einem Beratungsgespräch?