Terminology Maturity Model: Wie reif ist Ihr Terminologiemanagement?

Die 6 Reifegrade von CSA Research geben Orientierung

Sie managen Terminologie oder planen damit zu starten? Und Sie wollen wissen, wo Sie stehen, und wie andere vorgegangen sind? Dann ist das Terminology Management Maturity Model von CSA Research für Sie interessant. Worum es dabei genau geht und wie Sie den Leitfaden nützen können, erfahren Sie in unserem Blog-Post.

Terminologie ist mehr als das Sammeln und Verwalten von Begriffen. Die Möglichkeiten reichen beispielsweise von der Übersetzung über die Corporate Language mit Markenführung bis hin zu den Vorteilen, die gepflegte Terminologie in Gen AI (Generative Artificial Intelligence) und LLMs (Large Language Models) zu bieten hat. Mit dem Leitfaden von CSA Research lässt sich festmachen, wie reif das Terminologiemanagement in einer Organisation ist.

Das Terminology Maturity Modell

In Anlehnung an die klassischen Prozessreifegrad-Modelle, wie sie in Konzepten wie Six Sigma oder ISO 9000 positioniert werden, beruht das Terminology Management Maturity Model auf mehreren aufeinander folgenden Phasen, die typischerweise durchlaufen werden.

Die 6 Phasen des Modells

0: Inactive

Unternehmen haben die Notwendigkeit von Terminologiemanagement noch nicht erkannt. Es gibt weder eine Terminologiestrategie noch jemanden, der sich um Terminologie kümmert.

Beispiel: Ein Startup-Unternehmen mit einem einzigen Produkt agiert in einem Markt und hat noch kein "Sprachbewusstsein" entwickelt.

1: Ad-Hoc

Einzelne Mitarbeitende im Unternehmen haben aus eigenem Interesse begonnen, Wortlisten zu führen. Das können Übersetzende sein, die einfache Glossare erstellen, oder Autor:innen, die sich wichtige Wörter notieren, um korrekt zu kommunizieren oder einfach nicht mehr "suchen" zu müssen. Es besteht noch kein Bewusstsein für das Potenzial terminologischer Methoden oder Arbeitsweisen.

Beispiel: Das Unternehmen erkennt, dass Übersetzende nur dann die gewünschte Terminologie oder festgelegte Ausdrücke verwenden, wenn sie entsprechend informiert werden. Im Rahmen von Übersetzungsprojekten werden daher benennungsorientierte Listen oder Glossare erstellt und manuell an Übersetzungsdienstleister verteilt.

2: Basic

Einzelne Teams, häufig in Bereichen wie Übersetzung oder Technische Redaktion, beginnen gemeinsam an einfachen Glossaren zu arbeiten. Oft kommen Spreadsheet-Applikationen wie Excel oder Google Sheets zum Einsatz. Allerdings bleiben diese Initiativen auf einzelne Personengruppen beschränkt und werden nicht an andere kommuniziert.

Beispiel: Das Unternehmen erkennt, dass Übersetzende nur dann die gewünschte Terminologie oder festgelegte Ausdrücke verwenden, wenn sie entsprechend informiert werden. Im Rahmen von Übersetzungsprojekten werden daher benennungsorientierte Listen oder Glossare erstellt und manuell an Übersetzungsdienstleister verteilt.

3: Siloed

Erste auf terminologischen Prinzipien ruhende Initiativen wurden in einer einzelnen Abteilung gestartet. Häufig entstehen diese bei der Einführung von Anwendungen wie Übersetzungsmanagement-Tools oder Redaktionssystemen, die eigene Terminologiefunktionen mitbringen. Der Einsatz ist aber auf die jeweilige Abteilung und die Nutzenden dieser Systeme begrenzt. Es wird gar nicht erst versucht, Terminologie bereits im Contenterstellungs-Prozess oder noch früher im Prozess, etwa in der Produktentwicklung, mitzudenken.

Beispiel: Das Übersetzungsteam eines Unternehmens nutzt die Terminologiefunktionen einer neuen Übersetzungsplattform. Es werden lange Diskussionen geführt, um terminologische Fragen zu klären, und die Lösungen werden in diesen Systemen festgehalten. Da die IT von diesen Systemen gehört hat, wird die Übersetzungsabteilung mit ein wenig Glück von der KI-Abteilung nach diesen Wortlisten gefragt.

4: Governed

Das gesamte Unternehmen erkennt den Bedarf, konzeptorientiertes und zwischen Abteilungen abgestimmtes Terminologiemanagement zu betreiben. Terminologie ist in allen Prozessschritten der Contenterstellung verankert, vom Branding über Redaktionsleitfäden bis zur Übersetzung. Terminologie ist mit dem allgemeinen Wissensmanagement im Unternehmen abgeglichen, aber die Initiativen sind nicht ineinander integriert.

Beispiel: Ein Unternehmen hat einen Terminologiezirkel eingerichtet, der terminologische Unklarheiten klärt und festhält. An diesem Terminologiezirkel wirken Kollegen aus Bereichen wie Branding, Marketing, Produktentwicklung, Konstruktion und Übersetzung mit. Die abgestimmte Terminologie wird im gesamten Unternehmen zur Verfügung gestellt. Auch in KI-Projekte ist diese Terminologie von Anfang an integriert.

5: Pervasive

Terminologie wird als intellektuelles Eigentum des Unternehmens betrachtet, entsprechend verwaltet und ist Teil seiner Business DNA. Professionelle Terminologie-Werkzeuge sind in allen Unternehmensbereichen im Einsatz, Terminologie wird automatisch abgeglichen und wird im Wissensmanagement in Taxonomien oder Wissensgraphen genutzt.

Beispiel: Terminologie ist allen Mitarbeitern in den Tools ihrer täglichen Arbeit zugänglich. Texte werden automatisch auf die Einhaltung korrekter Terminologie geprüft. Im Entwicklungsprozess sind Qualitätsprüfpunkte (Quality Gates) oder Prozessschritte eingeführt, die u.a. die terminologische Klärung von Produktnamen oder neuen Funktionen sicherstellt. In der Generativen KI ist Terminology Augmented Generation etabliert.

Empfehlungen zur Implementierung entlang der Phasen

Zum Abschluss des Reports "Terminology Management Maturity Models" bietet CSA Research noch eine Reihe an Empfehlungen für Unternehmen zur Implementierung von Terminologie entlang der Maturity Phasen:

• Identifizieren Sie den Status Ihres Unternehmens. Sind Sie dort, wo Sie sein sollten? Was sind die nächsten Entwicklungsschritte? Was benötigen Sie prozesstechnisch und technologisch, um die nächste Phase zu erreichen?
• Machen Sie Terminologie von Anfang an unternehmensweit verfügbar. Terminologie ist mehr als nur eine Wortliste für Übersetzende. Terminologie ist der Treiber für die zuverlässige Implementierung von Generativer KI und maschineller Übersetzung. Sie ist in wissensbasierten Prozessen und Contentstrukturen unabdingbar und ein essenzieller Bestandteil der Data Governance eines Unternehmens.
• Stellen Sie Terminologie ihren Wissensarbeiteenden direkt in deren Systemen zur Verfügung. Egal, ob sie die Website übersetzen, technische Dokumentation, anderen Content erstellen oder Materialstammdaten anlegen: Sie helfen allen dabei, die richtige Wortwahl zu treffen, ohne ihre Arbeitsumgebung verlassen zu müssen.
• Stellen Sie sicher, dass Sie volles Ownership über Ihre Terminologiedaten behalten. Natürlich können externe Dienstleister wie Übersetzungsbüros bei der Erstellung und Einhaltung der Terminologie helfen. Aber Ownership, Zugriff, Pflege und auch die Verantwortung für Ihre Unternehmenssprache sollte bei Ihnen liegen.
• Nutzen Sie auch Ihre Bestandsdaten, denn natürlich beinhalten diese Ihre Terminologie. Nutzen Sie Termextraktion, um Terminologie automatisiert aus diesen Daten zu extrahieren und zu standardisieren.

Das Terminology Maturity Model bei Kaleidoscope

Kaleidoscope begrüßt dieses Modell als wichtige Grundlage für effiziente und effektive Terminologiearbeit. In unserer täglichen Praxis sehen wir, wie oft z.B. auf das ungemein wichtige Prinzip der "Single Source of Truth" vergessen wird, ohne dem aber Terminologiearbeit immer Stückwerk bleibt. Wenn Sie zu den Prozessen und/oder der Technologie mehr wissen wollen oder etwa Dienstleistungen wie etwa Termextraktion benötigen, stehen wir gerne zur Verfügung.

Kaleidoscope bietet in seiner Terminologie-Produktpalette für die Phasen 3 bis 5 die perfekt angepasste Quickterm Edition:

• Phase 3: Quickterm Management vermeidet Silos von Anfang an
  Aufbauend auf der professionellen Kalcium Terminologieplattform ist die Management Edition von Quickterm genau die richtige Einstiegslösung für professionelles, begriffsorientiertes Terminologiemanagement. Im Gegensatz zu den integrierten Terminologielösungen von Übersetzungsplattformen oder Redaktionssystemen ermöglicht Quickterm Management ein eigenständiges, kollaboratives Terminologiemanagement, das allen im gesamten Unternehmen zur Verfügung steht und nicht in Expertensystemen isoliert ist.
  Damit wird von Anfang an auf Kollaboration gesetzt, die Silobildung vermieden und der Schritt zu den Phasen 4 und 5 wesentlich erleichtert. Selbstverständlich kann die Terminologie an Übersetzungstools, Machine Translation Tools, Autorenprüftools oder Redaktionssysteme usw. ausgeliefert werden. Eine Single Source of Truth ist daher von Anfang an gegeben.
  
• Phase 4: Quickterm Workflow macht kollaborative Governance möglich
  Je weiter Terminologie im Unternehmen ausgerollt wird, desto mehr Abteilungen möchten auf den Zug aufspringen und "mitreden". Damit entsteht eine kollaborative Arbeit in Terminologiegremien oder auch zwischen Übersetzungsdienstleistern, womit Prozesse und Workflows wie Abstimmung oder auch entsprechende Benachrichtigungen notwendig werden. Genau diese Funktionalitäten unterstützt die Workflow Edition von Quickterm: Mit ihr lassen sich ein Vorschlagswesen aber auch Entscheidungsprozesse und Änderungsprozesse pro Sprache oder auch pro Fachbereich abbilden.
  
• Phase 5: Mit Quickterm Enterprise wird Terminologie "pervasive"
  Diese Edition von Quickterm bietet Werkzeuge für Wissensmanagement, wie Concept Maps oder auch Taxonomien. Damit können Wissenstools mit Terminologie direkt integriert oder auch Daten mit diesen Werkzeugen ausgetauscht werden. Gleichzeitig bietet die Enterprise Edition den vollen Zugriff auf die Kalcium API, mit der Terminologie in sämtliche Unternehmensbereiche vollständig integriert werden kann. Durch den Retrieval Endpoint der API kann Terminologie beispielsweise automatisch an KI-Applikationen angebunden werden. Wir nennen das TAG – Terminology Augmented Translation.

Unser Tipp, wenn Sie nicht ohnehin ein Autorenprüftool wie Acrolinx oder Congree nutzen, die beide voll in Quickterm integriert sind: Sie können mit Kalcium Checkterm auch Terminologieprüfungen im Unternehmen durchführen.

Fazit

Das Terminology Management Maturity Model von CSA Research bietet eine strukturierte Basis, um fundierte Entscheidungen treffen zu können, Risiken zu minimieren und das volle Potenzial von Terminologiemanagement und den dazugehörigen Technologien zunehmend auszuschöpfen. Mithilfe dieses Modells können Unternehmen konkrete Schritte planen, um die oft isolierten und manuellen Prozesse unternehmensweit zu verankern und zu automatisieren und damit auch KI-Applikationen im gesamten Unternehmen mit zuverlässigen Daten auszustatten.

Die Kalcium Terminologieplattform von Kaleidoscope skaliert entlang dieser Schritte in den Editionen Management → Workflow → Enterprise und begleitet Unternehmen somit perfekt auf dem Rollout-Prozess.

Interessiert am Terminology Maturity Model?

Die Studie von CSA Research zum Terminology Maturity Model können Sie hier kaufen: https://csa-research.com/Terminology

Interessiert an der Umsetzung?

Kaleidoscope steht Ihnen gerne bei Ihren Schritten entlang dieses Modells mit Rat, Tat und Software zur Seite.

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