Terminologiearbeit erfolgreich gestalten: 5 Tipps für den Start

Ja, Terminologiearbeit passiert nicht von selbst. Ja, es entstehen Kosten und Aufwand. Und ja, es lohnt sich. Aber aller Anfang ist schwer. Lesen Sie daher unbedingt weiter, falls Ihnen diese Aussagen zu Terminologie bekannt vorkommen und Sie dazu und den folgenden Punkten Informationen und Rat suchen:

Im Folgenden geben wir Tipps und Anregungen, wie Sie die meisten Schwierigkeiten bei der Etablierung von Terminologiearbeit erfolgreich umschiffen.

1) Ich weiß nicht, wie ich anfangen soll

Legen Sie eine gute Basis für Ihre Terminologiearbeit. Hilfreich kann hier ein Styleguide sein, in dem die Richtlinien etwa für die Auswahl von Begriffen, Definitionen und Formatierung festgeschrieben sind. Noch ein Tipp zum eigentlichen Start: Fangen Sie klein an und konzentrieren Sie sich auf einen Bereich, eine bestimmte Anzahl an Begriffen oder auf ein klar definiertes und begrenztes Projekt. Falls Terminologie für Sie noch ein Buch mit 7 Siegeln ist, holen Sie sich Unterstützung von Terminologiefachleuten.

Wenn Sie gleich "groß" starten wollen, ziehen Sie Termextraktion in Betracht. Gerade in diesem Bereich hat etwa Artificial Intelligence (AI) für einen Effizienzschub gesorgt. Aus bestehenden Dokumenten extrahieren Sie nicht nur viele Begriffe und Synonyme, sondern können sie mittels AI z.B. gleich auch mit Definitionen versehen. Hier lässt sich enorm viel Zeit und Aufwand sparen.

Vielleicht können Sie auch bestehende, standardisierte Terminologie aus Branchenverbänden oder anderen Quellen wie z.B. dem VDI nutzen.

2) Ich habe keine Zeit

Auch hier gilt: Gehen Sie geplant und in kleinen, aber stetigen Schritten vor. Eine Möglichkeit ist es, die wichtigsten Begriffe zu identifizieren und sich auf diese zu konzentrieren. Versuchen Sie, die Terminologiearbeit in bestehende Abläufe zu integrieren, z.B. während Sie oder Ihr Team Inhalte neu erstellen oder bearbeiten. So wird Terminologie zur effizienten Routine und nicht zum Zeitfresser. Apropos Team: Organisieren Sie die Terminologiearbeit als Team-Effort, indem Sie Aufgaben und Entscheidungen delegieren. Damit teilen Sie die Arbeitslast und schaffen ein Gefühl der Verantwortung. Dieses Modell lässt sich in weiterer Folge auch auf andere Abteilungen ausweiten.

3) Alle sind mit anderen Projekten beschäftigt

Hier liegt ein typisches Henne-Ei-Problem vor: Sie können die Vorteile konsistenter Terminologiearbeit nicht lukrieren, wenn Sie nicht zuvor etwas Aufwand investieren. Die Argumente wie etwa Konsistenz, Projektqualität und Gesamteffizienz sind in der Regel aber gewichtig genug. (Weitere Argumente folgen noch etwas weiter unten!)

Zusätzlich können Sie die Basis um andere Abteilungen verbreitern, die ebenso profitieren würden. Binden Sie diese wie Ihr Team (siehe Punkt 2) ein und übertragen auch Verantwortung für gewisse, klar definierte Bereiche.

Wenn sich diese Schritte nicht verwirklichen lassen, als nicht zielführend erweisen oder Sie lieber nur die Terminologiefrüchte genießen wollen, dann lagern Sie doch aus. Engagieren Sie Freelancer:innen oder ein Terminologiedienstleistungs-Unternehmen. Oft kann auch Ihre Übersetzungsagentur Ihre Terminologiearbeit teilweise oder zur Gänze übernehmen.

4) Terminologiemanagement ist eher 'nice-to-have'

Lassen Sie diesen Satz nicht unwidersprochen stehen! Leisten Sie Bewusstseinsarbeit. In Ihrem Unternehmen scheint nämlich das Bewusstsein für die Vorteile und vor allem für die Notwendigkeit von konsequenter Terminologiearbeit zu fehlen.

Denn juristisch gesehen besteht eine "Zwangsverpflichtung zur Terminologiearbeit", wie Matthias Heyn bereits 2002 auf dem Symposion des Deutschen Terminologie-Tag feststellte. Schließlich definiert die Produkthaftungsrichtlinie die Dokumentation des Produkts als klaren Produktbestandteil. Diese Produktinformationen werden aber ohne entsprechende Terminologie schnell unverständlich.

Bevor Sie zu diesem Argument greifen, sollten Sie aber vielleicht zuerst positiv argumentieren. Denn auf der Habenseite der Terminologiearbeit stehen relevante Argumente wie verbesserte interne und externe Kommunikation, weniger Fehler, erhöhte Markenkonsistenz, Aufbau eines Wissensmanagements und und und.

Ein weiterer positiver Zugang ist es, die Terminologiearbeit mit spezifischen Geschäftszielen zu verbinden, wie zum Beispiel die Verbesserung der Kundenzufriedenheit oder die Reduzierung von Kosten, etwa durch reduzierte Supportaufwände.

Pragmatisch wäre auch der Zugang, mit einem Pilotprojekt zu starten. Mit einem kleinen, klar umrissenen Projekt können Sie die Vorteile demonstrieren und so Terminologie in Ihrer Organisation erfolgreich etablieren.

5) Terminologie ist teuer und aufwendig

Terminologie gibt es nicht umsonst. Aber genauso wenig wie Sie laut dem Kommunikationswissenschaftler Paul Watzlawick "nicht nicht kommunizieren" können, können Sie "nicht nicht Terminologiearbeit" machen. Terminologie entsteht, ob Sie wollen oder nicht. Sie haben die Wahl zwischen "Wildwuchs" und einem sinnvoll und nützlich strukturiertem "Wald", der zwar im Aufbau und der Pflege kostet, aber mittel- bis langfristig Rendite abwirft. Noch dazu können Kosten, die durch inkonsistente Terminologie entstehen, viel höher sein. Stichwörter sind hier beispielsweise Markenschäden, Produkthaftung, Übersetzungskosten und erhöhte Kosten durch notwendige nachträgliche Korrekturen.

Viele starten ihre Terminologie mit einer Excelliste. Dagegen spricht nichts. Wenn Sie aber die Terminologie in der gesamten Organisation leben und aktiv verankern wollen, ist ein Terminologiemanagement-System empfehlenswert. Der Nutzen überwiegt sehr schnell die Kosten, da Sie dadurch Prozesse straffen und z.B. bei Übersetzungen Kosten reduzieren. Starten Sie, wie schon erwähnt, mit einem genau definierten Bereich und vielleicht in Phasen. Moderne Terminologiesoftware bietet hier interessante Möglichkeiten, etwa mit einem Grundpaket einzusteigen und nach Bedarf Funktionalitäten zu erweitern. Ganz so wie Sie das für Ihre Terminologiearbeit benötigen.

Fazit

Terminologie ist ein wichtiger Baustein für erfolgreiche Kommunikation nach innen wie außen. Daher hoffen wir, dass unsere Tipps und Argumente Sie bei Ihrer Terminologieinitiative unterstützen können. Wenn Sie weitere vertiefende Informationen suchen, werden Sie auch hier auf unserer Website fündig, z.B. zum Thema

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