Terminologie: Zusammenführen von doppelten Einträgen leicht gemacht

Eine der schwierigsten Aufgaben für Unternehmen, die sich für die Einführung einer Terminologiemanagement entscheiden, besteht darin, die Terminologiedatenbank mit Einträgen zu füllen. Dabei geht es nicht darum, Einträge von Grund auf neu zu erstellen, sondern vielmehr darum, die im Unternehmen bereits verwendete Terminologie zusammenzustellen und zu importieren. In diesem Beitrag werde ich mich mit dem Prozess des Hinzufügens von Alt-Terminologie zu Kalcium Quickterm befassen, wobei der Schwerpunkt auf dem Zusammenführen von doppelten Einträgen liegt, die in der Branche als "Dubletten" bekannt sind. Abschließend werde ich einige Leistungsdaten nennen und hoffe, Ihnen zu zeigen, dass das, was auf den ersten Blick wie ein trostloses Unterfangen aussieht, tatsächlich in einem vernünftigen Zeitrahmen zu bewältigen ist.

Obwohl die meisten Unternehmen ihre Terminologie nicht formell verwalten, findet dennoch Terminologiearbeit statt: Produktmanager:innen denken sich neue Namen für ihre Produkte aus; Herausgeber:innen von Inhalten überprüfen die korrekte Verwendung der Terminologie; Übersetzende recherchieren Begriffe, um korrekte Entsprechungen in den Zielsprachen zu finden, und so weiter. Wenn die Entscheidung getroffen wird, die Unternehmenssprache in einem zentralisierten Terminologieverwaltungssystem (TMS) zu verwalten, muss jemand all diese unterschiedlichen Benennungen und Begriffe sammeln und harmonisieren. Das gewünschte Endergebnis ist genau ein Eintrag pro Begriff, der alle Bezeichnungen und unterstützenden terminologischen Informationen (z. B. Wortart, Definition, Definitionsquelle) enthält.

Das Ziel ist also klar. Idealerweise sollte ein ausgebildeter Terminolog:in mit dieser Aufgabe betraut werden. Sie sammeln Terminologien aus so vielen Quellen wie möglich, z. B. aus Glossaren von WorldServer, Tabellen von Produktmanager:innen oder aus Listen, die in Styleguides veröffentlicht werden. Die Daten aus all diesen Quellen würden dann in einem Termbank-kompatiblen Format zusammengestellt und in Kalcium importiert.

Die Harmonisierung von Begriffen ist nicht trivial. Aber die Handhabung von Dubletten in Kalcium könnte nicht einfacher sein.

Bevor diese Informationen importiert werden können, ist eine gewisse Bereinigung erforderlich. Wenn zum Beispiel eine Spalte in einer Tabelle zwei oder mehr Datentypen kombiniert, müssen diese getrennt werden.

Die Informationen in der obigen Spalte "Forbidden English" müssen in separate Zeilen mit Synonymen und ihrem korrekten Verwendungsstatus aufgeteilt werden. Obige Daten könnten zum Beispiel folgendermaßen organisiert werden:

In diesem Beispiel ist es einfach, alle Benennungen in einen Eintrag zu importieren. Wenn diese Synonyme und ihre terminologischen Daten jedoch in verschiedenen Excel-Dateien dokumentiert sind, erkennen wir möglicherweise nicht sofort, dass sie sich alle auf denselben Begriff beziehen. Das ist die eigentliche Aufgabe der Begriffsharmonisierung. Ist es einfach? Nein. Aber Kalcium Quickterm macht das Zusammenführen von terminologischen Einträgen sehr einfach.

Im folgenden Screenshot sehen Sie die Schaltfläche, mit der Sie zwei Einträge zusammenführen können.

Wenn wir darauf klicken, gelangen wir zu einem Formular, in dem wir den zusätzlichen Eintrag auswählen, der überprüft werden soll. Das unten stehende Formular zeigt uns Datenkategorien, die Informationen aus beiden Einträgen enthalten.

Wir können löschen, was wir nicht brauchen, vorhandene Daten verbessern und zusätzliche Informationen hinzufügen. Wir können auch entscheiden, ob wir beide Einträge löschen und einen völlig neuen Eintrag erstellen oder einen bestehenden Eintrag beibehalten wollen.

Im obigen Beispiel habe ich die zweite Definition gelöscht und die erste geändert. Ich habe eine Definitionsquelle und einen Verwendungsstatus von "deprecated" (veraltet) für die Benennung "stick" hinzugefügt. Ich würde mehr tun, wenn ich nicht schon wüsste, dass es einen anderen Eintrag zum gleichen Begriff mit zusätzlichen Informationen gibt. Deshalb verbringe ich keine Zeit damit, alle notwendigen Informationen für diesen Begriff zu vervollständigen, sondern wiederhole einfach den Zusammenführungsprozess. Dies führt mich zu folgendem Formular.

Ich analysiere und recherchiere nach Bedarf und füge die Informationen zu einem korrekten und vollständigen Eintrag zusammen.

Die Harmonisierung von Begriffen ist nicht trivial. Aber die Handhabung von Dubletten in Kalcium könnte nicht einfacher sein.

Bei einem kürzlich durchgeführten Projekt hatte ich die folgende Ausgangssituation:

• Sieben Excel-Dateien, jede mit unterschiedlichen Datenkategorien
• Fast 4000 Zeilen
• Bis zu 25 Sprachen pro Datei
• Verstoß gegen die Begriffsorientierung, die Benennungsautonomie und die Datenelementarität

In 25 Jahren als Terminologin war dies wahrscheinlich eine meiner höchsten Produktivitätsraten.

Nach 80 Stunden waren alle Daten in der Terminologiedatenbank und die meisten Begriffe waren harmonisiert. Nicht bei allen Einträgen waren alle obligatorischen Datenkategorien ausgefüllt, aber offensichtliche Dubletten, die keiner weiteren Nachforschungen bedurften, waren zusammengeführt. Das Ergebnis waren etwas mehr als 3500 Einträge mit fast 30.000 Benennungen und Namen in 31 Sprachen. Auch wenn noch einige zusätzliche Arbeiten zur Datenvalidierung anstehen, sind die daraus resultierenden zentralisierten Daten bereits viel nützlicher als die zuvor bestehenden Excel-Dateien. In 25 Jahren als Terminologin war dies wahrscheinlich eine meiner höchsten Produktivitätsraten. Da muss man nicht noch extra betonen, dass ich ein Fan der Zusammenführungsfunktion von Quickterm bin.

Über Barbara Inge Karsch

Barbara Inge Karsch ist seit 2010 als freie Terminologieberaterin und -trainerin für ihr Unternehmen, BIK Terminology, tätig. Schwerpunkt ihrer Arbeit bei Unternehmen wie Adobe, Intel, Intuit und anderen sind Terminologieschulungen, Implementierung von Terminologieverwaltungssystemen sowie Terminologieerstellung und -pflege. Dabei greift sie auf ihre 14-jährige Erfahrung als Firmenterminologin für J.D. Edwards und Microsoft zurück. Seit 2012 lehrt sie im Masters Studiengang für Übersetzen an der New York University. Barbara hat einen Masters in Übersetzen und Dolmetschen vom Middlebury Institute at Monterey und den Abschluss zur staatlich geprüften Übersetzerin und Dolmetscherin vom Sprachen- und Dolmetscher-Institut. Sie lebt in der Nähe von Seattle an der Westküste der USA.

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